Ohne Schulung in die Cloud? 5 typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die Migration in die Cloud verändert nicht nur die IT-Landschaft eines Unternehmens, sie hat direkte Auswirkungen auf Prozesse, Arbeitsweisen und die tägliche Zusammenarbeit in den Fachabteilungen. Dennoch wird ein entscheidender Aspekt häufig unterschätzt: die gezielte Schulung der Mitarbeitenden.
Oft herrscht die Annahme: Das bekommen die Teams auch ohne Anleitung hin. Schließlich funktionieren die grundlegenden Aufgaben in den meisten Fällen auch ohne vertieftes Wissen. Ein gutes Beispiel aus dem Alltag ist die berüchtigten Mikrowelle: Mit einem ungewollten Signalton weckt sie Nachts den ganzen Haushalt, wenn man nur einen kleinen Snack wollte. Mit einem Blick in die Anleitung hätte man gewusst, wie man den Signalton ausschaltet, aber bisher lief es auch ohne Anleitung ganz gut. Das gleiche Prinzip gilt auch im Arbeitsalltag: Es fehlt nur ein kleines Detail und schon entstehen unnötige Störungen im Ablauf. Mit der richtigen Anleitung wären diese vermeidbar gewesen.
Bei Cloud-Projekten ist es ähnlich: Ohne eine begleitende Schulung bleiben wichtige Potenziale ungenutzt, Prozesse geraten ins Stocken und das Projekt bleibt hinter seinen Möglichkeiten zurück. Damit es nicht soweit kommt, zeigen wir fünf typische Fehler und wie Sie sie vermeiden:
Fehler 1: Neue Prozesse werden nicht erklärt
Die Cloud verändert zentrale Abläufe, von Freigaben über Zusammenarbeit bis zum Dokumentenmanagement. Viele Unternehmen übergeben neue Tools, in der Annahme, dass sich die Fachabteilungen „schon irgendwie zurechtfinden“ werden.
Folge: Prozesse werden ineffizient oder falsch ausgeführt, alte Verhaltensmuster werden einfach weitergeführt.
Lösung: Schulen Sie gezielt die betroffenen Prozesse. Nicht nur das „Wie“, sondern auch das „Warum“ muss verständlich sein. Demonstrieren Sie die Vorteile, die der neue Prozess für Ihr Team bringt. Erst wenn Mitarbeitende den Sinn hinter neuen Abläufen erkennen, können sie diese auch wirklich annehmen.
Fehler 2: Tools werden eingeführt, ohne sie zu erklären
Ob Microsoft 365, Google Workspace oder branchenspezifische SaaS-Lösungen: Neue Anwendungen erfordern mehr als eine technische Einführung.
Folge: Funktionen bleiben ungenutzt oder werden falsch verstanden – Frust und zusätzliche Support-Anfragen sind die Konsequenz.
Lösung: Bieten Sie praxisnahe Schulungen an, die den konkreten Arbeitsalltag der Teams berücksichtigen und zeigen Sie vor allem die kleinen Tipps und Tricks, die den Arbeitsalltag bereichern. Es reicht nicht, wenn die Mikrowelle eingeschaltet werden kann – entscheidend ist, zu wissen, wie man den Signalton abschaltet!
Fehler 3: Zusammenarbeit funktioniert wie vorher – nur schlechter
Die Cloud eröffnet neue Möglichkeiten für Zusammenarbeit, etwa gemeinsames Arbeiten an Dokumenten oder standortübergreifende Teams. Doch ohne Schulung greifen viele Mitarbeitende auf alte Arbeitsweisen zurück, die in der Cloud nicht mehr sinnvoll sind.
Folge: Chaos bei Dateiversionen, ineffiziente Kommunikation, verlorene Zeit.
Lösung: Definieren Sie klare Regeln und Best Practices für die Zusammenarbeit. Dazu gehören Strukturen für Dateiablagen, Rollenverteilungen oder der sinnvolle Einsatz von Kommentarfunktionen.
Fehler 4: Fachabteilungen werden nicht einbezogen
Viele Cloud-Projekte werden rein technisch betrachtet. Fachabteilungen erhalten neue Tools, ohne vorher in die Auswahl oder Gestaltung eingebunden gewesen zu sein.
Folge: Geringe Akzeptanz und Widerstände gegen die Veränderungen.
Lösung: Beziehen Sie die Fachbereiche von Anfang an ein. Schulungen sollten auf konkrete Aufgaben zugeschnitten sein, damit der Nutzen der neuen Werkzeuge für alle Beteiligten erkennbar wird.
Fehler 5: Es gibt keinen Ansprechpartner nach der Schulung
Einmalige Schulungen reichen selten aus. Ohne weiterführende Unterstützung fällt es schwer, neue Arbeitsweisen dauerhaft zu verankern.
Folge: Erlerntes Wissen geht verloren, Unsicherheiten bleiben bestehen.
Lösung: Etablieren Sie nachhaltige Strukturen – etwa durch interne „Power-User“, digitale Lernplattformen oder regelmäßige Fragerunden. Langfristige Begleitung ist der Schlüssel zum Erfolg.
Unser Fazit:
Eine Cloud-Migration ist mehr als ein technisches Upgrade. Sie verändert die Art, wie Menschen täglich arbeiten. Wer hier auf Schulung verzichtet, riskiert unnötige Reibungsverluste – ähnlich wie bei der nächtlichen Mikrowelle, die nur deshalb alle weckt, weil niemand in die Anleitung geschaut hat. Mit den richtigen Maßnahmen wird aus einer guten Cloud-Migration ein nachhaltiger Erfolg!
Aus genau diesen Gründen setzen wir auf begleitende Schulung on the job – nicht erst nach Projektabschluss, sondern bereits während des gesamten Migrationsprozesses. So stellen wir sicher, dass technologische Veränderungen frühzeitig verstanden, angenommen und im Alltag angewendet werden. Mehr Informationen zu unserem Schulungskonzept und unserem Unterstützungsangebot finden Sie hier.
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